.3. 카메라 레디(Camera Ready) 및 발표 준비

연구라는 긴 마라톤에서 ‘게재 승인(Acceptance)’ 이메일을 받는 순간은 결승선을 통과하는 것이 아니라, 비로소 스타디움 트랙에 진입하는 순간과 같다. 많은 초보 연구자들이 이 지점에서 안도하며 긴장을 풀지만, 진정한 프로페셔널 연구자는 이때부터 가장 치밀하고 완벽주의적인 태도로 돌변한다. ’카메라 레디(Camera Ready)’는 더 이상의 수정이 불가능한, 역사에 기록될 최종 판본을 만드는 과정이며, 발표는 그 기록에 생명력을 불어넣어 학계에 각인시키는 행위다. 이 장에서는 게재 승인 이후 연구자가 수행해야 할 기술적, 행정적, 전략적 절차를 현미경처럼 미세하게 다룬다.

1. 게재 승인의 이면과 카메라 레디의 본질

카메라 레디라는 용어는 과거 오프라인 출판 시대에 인쇄소가 저자의 원고를 별도의 조판 과정 없이 그대로 카메라로 촬영하여 인쇄판을 만들던 관행에서 유래했다. 디지털 시대인 오늘날에도 이 용어는 “저자의 손을 떠나 영구히 박제되는 최종 확정본“이라는 엄중한 의미를 지닌다.

1.1 ) ’조건부 승인’이라는 경각심

연구자가 가장 먼저 자각해야 할 사실은 대부분의 학회에서 통보하는 게재 승인이 실질적으로는 ’조건부 승인’이라는 점이다. ICRA, IROS와 같은 로봇 학회나 CVPR, NeurIPS와 같은 AI 학회는 모두 최종 제출본이 학회의 엄격한 양식 규정(Formatting Guidelines)을 위반하거나, 리뷰어가 지적한 필수 수정 사항을 반영하지 않았을 경우, 혹은 표절 검사 시스템(CrossCheck)에서 높은 유사도가 발견될 경우 최종 단계에서 게재를 철회(Summarily Rejected)할 수 있음을 명시하고 있다.1 특히 IEEE ICRA의 경우, 최종 페이지 제한(6+n)을 위반하면 수정 기회 없이 즉시 탈락시킨다는 무시무시한 경고를 담고 있다.2 따라서 카메라 레디 단계는 단순한 파일 업로드가 아니라, 연구의 무결성을 증명하는 마지막 법적 절차로 이해해야 한다.

1.2 ) 버전 관리의 미학: Pre-print와 Final Version의 분리

게재 승인 직후 연구자는 혼란에 빠지기 쉽다. arXiv에 올린 프리프린트(Pre-print) 버전, 리뷰 대응을 위해 수정한 버전, 그리고 학회 제출용 최종 버전이 뒤섞일 수 있기 때문이다. 학회 제출용 버전은 학회 고유의 헤더(Header), 푸터(Footer), 저작권 문구(Copyright Notice)가 삽입되어야 하며, 이는 arXiv 버전과는 다르다.2 특히 IEEE Robotics and Automation Letters (RA-L)와 같은 저널과 학회(ICRA/IROS)에 동시 제출한 경우, 최종본 제출처가 저널 사이트인지 학회 사이트인지 명확히 구분해야 한다.2 이 시점부터는 Git 태그를 활용하거나 파일명에 명확한 버전 식별자(e.g., _CameraReady_v1.tex)를 붙여 관리하는 것이 필수적이다.

2. 리뷰 반영과 논문의 완결성 제고 (Review Integration)

리뷰어의 코멘트는 논문을 개선할 수 있는 무료 컨설팅이다. 비록 게재가 승인되었을지라도, 리뷰어들이 지적한 약점은 향후 이 논문을 읽을 다른 연구자들도 똑같이 느낄 수 있는 부분이다. 따라서 카메라 레디 수정은 리뷰어의 지적을 방어하는 것을 넘어, 논문의 완성도를 극한으로 끌어올리는 과정이어야 한다.

2.1 ) 필수 반영 사항과 선택적 반영 사항의 전략적 구분

지면은 한정되어 있고, 리뷰어의 요구는 방대하다. 이를 해결하기 위해 수정 사항을 두 가지 카테고리로 분류하여 접근한다.

Must-fix (필수 수정): 논리의 비약, 수식의 오류, 오탈자, 실험 결과의 명백한 오해에서 비롯된 지적 사항들은 반드시 수정해야 한다. 특히 NeurIPS와 같은 학회는 프로그램 위원회(Program Chairs)가 특정 비판에 대한 대응 여부를 최종본에서 확인하기도 한다.3 만약 리뷰어가 “Section 3.2의 수식 유도 과정이 불분명하다“고 지적했다면, 단순히 문장을 다듬는 수준을 넘어 해당 섹션을 재구성해야 한다.
Nice-to-have (선택적 수정): “추가적인 데이터셋(Dataset Y)에서도 실험해 보라“는 식의 요청은 페이지 제한 내에서 물리적으로 불가능할 수 있다. 이 경우, 해당 실험을 수행하여 결과가 경향성을 해치지 않는다면 본문에 짧게 “We also observed similar trends on Dataset Y (see Appendix)“라고 언급하고, 구체적인 표와 그래프는 부록(Appendix)이나 보충 자료(Supplementary Material)로 넘기는 전략을 취한다.1 이는 논문의 흐름을 유지하면서도 리뷰어의 요구를 충족시키는 현명한 타협안이다.

2.2 ) “10% 룰“과 윤리적 수정의 경계

NeurIPS 등 일부 학회는 카메라 레디 버전이 최초 제출본과 비교하여 내용상 10% 이상 변경되지 않도록 권장하는, 이른바 ’10% 룰’을 적용한다.4 이는 리뷰어가 심사하지 않은 새로운 주장이나 알고리즘이 무단으로 추가되는 것을 방지하기 위함이다.

허용되는 변경: 문장의 가독성 개선, 오타 수정, 리뷰어 요청에 따른 명확화(Clarification), 저자 정보 및 감사의 글(Acknowledgement) 복원, 참고문헌 업데이트.
금지되는 변경: 핵심 기여점(Contribution)의 변경, 알고리즘의 주요 구조 변경, 실험 결과의 조작에 가까운 수정.
저자 목록 변경 불가: CVPR, NeurIPS, ICRA 등 주요 학회는 리뷰 단계 이후 저자의 추가, 삭제, 순서 변경을 엄격히 금지하거나, 변경 시 프로그램 위원장의 사전 승인을 요구한다.2 “도와준 동료를 깜빡했다“는 변명은 통하지 않으므로, 최초 제출 시 저자 리스트 확정에 신중을 기했어야 한다.

2.3 ) 반박(Rebuttal) 내용의 본문 통합

리뷰 기간 동안 작성했던 반박문(Rebuttal)은 그 자체로 훌륭한 수정 가이드라인이다. 반박문에서 리뷰어의 오해를 풀기 위해 작성했던 상세한 설명들은 본문 중 해당 내용이 기술된 부분에 녹여내야 한다. 리뷰어가 오해했다는 것은 본문의 설명이 불충분했다는 가장 강력한 증거이기 때문이다. 반박문에서 약속했던 추가 실험(Ablation Study 등)은 반드시 본문이나 부록에 포함시켜야 하며, 이를 어길 경우 연구 윤리 문제로 비화될 수 있다.4

3. 페이지 제한 준수와 LaTeX 최적화 (Formatting & LaTeX Hacks)

카메라 레디 준비 과정에서 가장 고통스러운 단계는 바로 ’페이지 제한(Page Limit)’을 맞추는 일이다. 학회마다 규정이 상이하며, 이를 어길 시 시스템상 업로드가 불가능하거나 심사 대상에서 제외된다.

학회명	페이지 제한 (본문)	참고문헌/부록	추가 페이지 구매	비고
CVPR	8 페이지	제한 없음	불가	8페이지 초과 시 자동 Reject 1
NeurIPS	10 페이지	제한 없음	불가 (본문 내)	부록은 참고문헌 뒤에 붙임 4
ICRA	6 페이지	n 페이지 (제한 없음)	2페이지 가능 (유료)	6+n 규칙, 초과 시 비용 발생 2
IROS	6 페이지	2페이지 (총 8페이지)	2페이지 가능 (유료)	참고문헌 포함 총 8페이지 제한 6

3.1 ) 합법적인 공간 확보 테크닉 (LaTeX Hacks)

내용을 삭제하지 않고도 가독성을 유지하며 공간을 확보하는 LaTeX 기술은 연구자의 필수 생존 스킬이다. 단, \baselinestretch를 인위적으로 줄이거나 폰트 크기를 규정 이하로 줄이는 것은 명백한 규정 위반(Format Violation)이므로 피해야 한다.

microtype 패키지 활용: \usepackage{microtype}을 선언하는 것만으로도 단어 간의 자간(Tracking)과 줄바꿈을 최적화하여 텍스트 블록을 균일하게 만들고, 전체적으로 상당한 분량을 절약할 수 있다.
수식과 본문의 거리 조정: 수식(Equation) 위아래의 여백은 \setlength{\abovedisplayskip}{3pt} 등의 명령어로 미세 조정할 수 있다. 기본 설정이 지나치게 넓은 경우가 많아 이를 줄이면 가독성을 해치지 않고도 공간을 확보할 수 있다.
그림과 캡션 최적화: \begin{figure}[t] 옵션을 사용하여 그림을 페이지 상단에 배치함으로써 텍스트 흐름의 단절을 막고 버려지는 공간(White space)을 최소화한다. 그림 파일 자체의 여백(Margin)을 pdfcrop 툴로 완전히 제거하는 것은 기본 중의 기본이다. 캡션 내의 불필요한 설명을 본문으로 옮기거나 간결하게 줄이는 것도 효과적이다.
불필요한 수식어구 삭제: “It is important to note that…” (-> “Note that…”), “In order to…” (-> “To…”)와 같은 군더더기 표현을 제거한다. 이는 공간 절약뿐만 아니라 문장을 더 힘차고 명확하게 만든다.

3.2 ) 추가 페이지 구매의 경제학

ICRA나 IROS와 같은 로봇 학회, 그리고 일부 시스템 학회(ASPLOS, ISCA)는 페이지당 $100~$ 200 정도의 비용을 지불하면 1~2페이지를 추가할 수 있는 옵션을 제공한다.7 만약 리뷰어의 요청을 반영하기 위해 공간이 부족하다면, 주저 없이 추가 페이지를 구매하라. 연구비 항목 중 ’논문 게재료(Publication Fee)’로 처리가 가능하며, 20만 원의 비용을 아끼려다 논문의 논리적 완결성을 해치는 것은 소탐대실이다. 반면, CVPR과 같은 비전 학회는 페이지 제한이 엄격하여 돈으로도 지면을 살 수 없으므로, 이 경우 부록(Supplementary Material)을 적극 활용해야 한다.1

3.3 ) 부록(Appendix)의 전략적 배치

NeurIPS와 같은 학회는 부록을 본문 파일 뒤에(참고문헌 후) 붙여서 하나의 PDF로 제출하는 것을 허용하며, 이를 권장하기도 한다.4 반면 CVPR은 부록을 별도 파일로 제출하도록 한다.9 부록을 본문에 포함할 때는 반드시 새로운 페이지(\newpage)에서 시작해야 하며, 이는 학회 측에서 나중에 프로시딩(Proceedings)을 제작할 때 부록을 자동으로 분리하기 위함이다.4 부록에는 증명 과정, 상세한 하이퍼파라미터 설정, 추가적인 시각화 결과 등을 담아 논문의 신뢰도를 높인다.

4. 기술적 검증의 관문: IEEE PDF eXpress와 포맷팅

최종 생성된 PDF 파일은 학회의 디지털 도서관(IEEE Xplore, ACM Digital Library 등)에 등재되기 위해 고도의 기술적 호환성 검사를 통과해야 한다. 이 과정에서 연구자들을 가장 괴롭히는 시스템이 바로 IEEE PDF eXpress다. 마감 직전에 이 시스템에서 에러가 발생하면 멘탈이 붕괴될 수 있으므로, 미리미리 대처법을 숙지해야 한다.

4.1 ) PDF eXpress 계정 생성 및 설정

IEEE 주관 학회(CVPR, ICCV, ICRA, IROS 등)는 각 학회마다 고유한 Conference ID(예: 62926X)를 부여한다.10 기존에 PDF eXpress 계정이 있더라도, 매 학회마다 새로운 Conference ID를 사용하여 새 계정(또는 기존 계정 연동)을 생성해야 한다. 로그인 후 ’Create New Title’을 통해 논문 제목을 입력하고 PDF 파일을 업로드하면 검사가 시작된다.11

4.2 ) 악명 높은 에러 1: 폰트 미포함 (Font Embedding)

가장 빈번하게 발생하는 에러는 “Error: Font Helvetica is not embedded” 또는 “Font Times-Bold is not embedded“이다.12 PDF 뷰어마다 글꼴이 깨져 보이는 것을 방지하기 위해, 학회는 PDF 내에 사용된 모든 폰트 정보를 파일 안에 내장(Embed)할 것을 요구한다.

원인: 주로 Matplotlib(Python), MATLAB, PowerPoint 등에서 생성한 그래프나 도식의 PDF/EPS 파일에 폰트 정보가 포함되지 않아서 발생한다. 기본 시스템 폰트(Arial, Helvetica 등)를 사용할 때 이런 문제가 자주 생긴다.
해결책 (LaTeX/Ghostscript): 리눅스나 맥 터미널에서 Ghostscript를 사용하여 강제로 폰트를 임베딩할 수 있다.

gs -dNOPAUSE -dBATCH -sDEVICE=pdfwrite -dPDFSETTINGS=/prepress -dEmbedAllFonts=true -sOutputFile=output_embedded.pdf input.pdf

이 명령어는 PDF를 다시 쓰면서 모든 폰트를 포함시킨다.13

해결책 (Matplotlib): 파이썬 코드로 그래프를 그릴 때, 텍스트를 폰트가 아닌 도형(Path)으로 처리하면 폰트 임베딩 문제에서 완전히 해방될 수 있다.

import matplotlib.pyplot as plt
plt.rcParams['pdf.fonttype'] = 42 # TrueType 폰트 사용
plt.rcParams['ps.fonttype'] = 42

또는 Type 1 폰트를 사용하도록 설정한다.

4.3 ) 악명 높은 에러 2: 북마크 발견 (Bookmarks Found)

“Error: Bookmarks found in document“라는 메시지는 PDF 내에 목차 패널(Bookmark)이 생성되었음을 의미한다.14 IEEE Xplore 규격은 북마크가 없는 ’Flat’한 PDF를 요구한다.

원인: LaTeX의 hyperref 패키지는 기본적으로 하이퍼링크와 함께 북마크 구조를 생성한다.
해결책: hyperref 패키지 로드 시 bookmarks=false 옵션을 추가한다.

코드 스니펫

\usepackage[bookmarks=false]{hyperref}

또는 IEEE 템플릿 클래스(ieeeconf.cls) 내부에서 이를 제어하기도 하므로, 템플릿의 지시 사항을 따른다.

4.4 ) 메타데이터의 일치 (Metadata Consistency)

PDF 파일 내부의 저자 정보와 제출 사이트(CMT, OpenReview, PaperPlaza)에 입력된 메타데이터가 정확히 일치해야 한다.2 특히 저자의 소속(Affiliation)은 학교나 연구소의 공식 영문 명칭을 사용해야 하며, 이메일 주소의 오타를 주의해야 한다. 이 정보는 추후 Google Scholar나 DBLP 인덱싱의 기초 데이터가 되므로, 여기서 실수하면 내 논문 실적이 다른 사람의 것으로 집계되는 참사가 벌어질 수 있다.

4.5 ) 익명성 해제 (De-anonymization Checklist)

리뷰 단계에서 철저히 가렸던 정보들을 복원한다.

저자 및 소속 정보: 이름, 소속, 이메일, 국가를 템플릿 양식에 맞춰 기입한다.
감사의 글 (Acknowledgments): 연구비 지원 기관과 과제 번호(Grant Number)를 정확히 명시한다. 이는 연구비 정산과 실적 증빙에 필수적이다.
참조 링크: “Available at“과 같이 깃허브(GitHub) 저장소나 프로젝트 페이지 링크를 추가한다.9
Self-Citation: “In our previous work [Anonymous, 2024]“로 표기했던 것을 실제 저자명과 논문 제목으로 수정한다.15

5. 저작권 이양과 오픈 액세스 (Copyright & Open Access)

최종 파일 제출 직전, 저작권 이양(Copyright Transfer) 절차를 거쳐야 한다. 이는 저자가 논문의 복제 및 배포 권한을 학회나 출판사에 위임하는 법적 계약이다.

5.1 ) IEEE eCF (Electronic Copyright Form)

IEEE 계열 학회는 전자 서명 시스템인 eCF를 사용한다.16 제출 사이트에서 링크를 통해 접속하며, 화면의 안내에 따라 서명하면 된다.

저자 유형 선택: 일반 저자, 미국 정부 공무원(U.S. Government Employee), 영국 공무원(Crown Copyright) 등 신분에 따라 저작권 양식이 다르므로 정확히 선택해야 한다.17
서명: 키보드로 이름을 타이핑하는 것으로 전자 서명이 완료된다. 완료 후 생성되는 PDF 파일은 반드시 다운로드하여 보관하고, 학회 제출 시스템에 다시 업로드해야 할 수도 있다.18

5.2 ) 오픈 액세스와 라이선스 (CC-BY)

NeurIPS, ICLR 등 기계학습 커뮤니티는 전통적으로 오픈 액세스(Open Access)를 지향한다. 이들은 저작권을 학회에 넘기는 대신, 저자가 저작권을 유지하되 학회에 배포 권한만 부여하는 ‘License to Publish’ 형식을 취한다.20 주로 크리에이티브 커먼즈 라이선스(CC-BY)가 적용되며, 이는 저작권자가 명시되는 한 자유로운 배포와 재사용을 허용한다.

5.3 ) ArXiv 업로드 전략

카메라 레디 제출이 완료되면, 해당 최종본(Final Version)을 arXiv에도 업데이트한다. 이때 학회의 저작권 규정에 따라 “Accepted to CVPR 2025“와 같은 코멘트를 추가할 수 있다. 단, IEEE의 경우 최종 출판된 편집본(Publisher’s Version)이 아닌 저자의 최종 수정본(Author’s Accepted Manuscript)을 올리는 것이 원칙이다.

6. 구두 발표 (Oral Presentation): 청중을 지배하는 스토리텔링

탑 티어 학회에서 구두 발표(Oral) 기회를 얻는 것은 전체 합격 논문 중에서도 상위 3~5% 내외에 해당하는 큰 영광이다. 이 기회를 단순한 ’사실 전달’이 아닌 ‘연구의 세일즈’ 기회로 삼아야 한다.

6.1 ) 슬라이드 디자인 철학: Assertion-Evidence

청중은 며칠간 이어지는 발표로 인해 이미 지쳐 있다. 글씨가 빽빽한 슬라이드는 청중의 수면을 유도할 뿐이다. ‘Assertion-Evidence’ 구조를 적용하라.

Assertion (주장): 슬라이드 제목에 “Experimental Results” 같은 건조한 명사구 대신, “Proposed method requires 50% less memory while maintaining accuracy“와 같이 해당 슬라이드의 핵심 메시지를 문장형으로 적는다.
Evidence (증거): 본문 영역에는 텍스트 리스트(Bullet points)를 최소화하고, 주장을 뒷받침하는 차트, 다이어그램, 영상을 크게 배치한다. 텍스트는 오직 키워드로만 존재해야 한다.

6.2 ) 발표 시간 관리: 12분의 미학

보통 구두 발표에는 12분의 발표와 3분의 질의응답이 배정된다 (총 15분). 세션 의장(Session Chair)은 시간이 초과되면 가차 없이 마이크를 끄거나 다음 발표자를 호출한다.21

구성:
Hook (1분): 왜 이 연구가 필요한가? Teaser Figure를 활용해 문제의 심각성과 해결책의 직관적 결과를 보여준다.
Method (4분): 수식의 나열은 금물이다. 시스템 아키텍처 다이어그램을 중심으로 데이터가 어떻게 흐르고 변환되는지 시각적으로 설명한다.
Results (4분): 정량적 결과(표)는 SOTA 대비 성능 향상치에 하이라이트를 주고, 정성적 결과(영상/그림)를 통해 “얼마나 잘 되는지“를 체감하게 한다. 실패 케이스(Failure Cases) 분석을 짧게 덧붙이면 연구의 진정성과 신뢰도가 급상승한다.
Conclusion (1분): 3줄 요약과 함께 향후 연구(Future Work)를 제시한다. 마지막 슬라이드에는 논문 제목, 저자 정보, 그리고 프로젝트 페이지로 연결되는 QR 코드를 반드시 띄워둔다.22

6.3 ) 질의응답(Q&A) 방어술: 위기를 기회로

Q&A 세션은 발표자를 평가하는 시험대가 아니라, 연구의 깊이를 과시할 수 있는 무대다.23

질문 재정의: 질문이 잘 안 들리거나 모호할 때는 당황하지 말고 “Just to clarify, are you asking about X?“라고 되물어 질문을 명확히 한다. 이는 답변을 생각할 시간을 벌어주는 효과도 있다.25
공격적 질문 대응: “This seems like a trivial combination of A and B“와 같은 공격적인 질문에는 감정적으로 대응하지 말고 “That’s a fair observation. However, the key challenge in combining A and B is X, and our contribution lies in solving X by…“와 같이 기술적인 난이도와 기여점을 차분히 설명한다.
모르는 질문: 모르는 것을 억지로 지어내지 마라. “That’s an interesting perspective I hadn’t considered. I’d be happy to discuss it further offline.“라고 솔직하게 답하는 것이 횡설수설하는 것보다 훨씬 프로페셔널해 보인다.27

7. 포스터 발표 (Poster Presentation): 1:1 마케팅의 정수

대부분의 학회 논문은 포스터 세션에서 발표된다. 이는 수백 명의 청중 앞에서 일방적으로 말하는 구두 발표와 달리, 관심 있는 연구자와 눈을 맞추며 깊이 있는 토론을 할 수 있는 최고의 네트워킹 기회다.

7.1 ) 포스터 디자인: 시선의 흐름을 유도하라 (Z-Pattern)

학술 포스터는 논문을 크게 인쇄한 것이 아니다. 3미터 밖에서도 눈길을 끌어야 한다.

레이아웃: 서구권 독자들은 왼쪽 위에서 시작해 오른쪽 아래로 시선을 이동하는 ‘Z-Pattern’ 또는 ’F-Pattern’에 익숙하다.28 중요도는 왼쪽 상단 > 중앙 > 오른쪽 하단 순이다.
폰트 크기:
제목: 72pt 이상 (멀리서도 식별 가능하게)
섹션 헤더: 48pt 이상
본문: 24~28pt 이상 (20pt 이하는 절대 금물이다. 깨알 같은 글씨는 아무도 읽지 않는다).
콘텐츠 비율: 텍스트는 30% 이하로 줄이고, 나머지 70%를 그림, 도표, 다이어그램으로 채운다. 초록(Abstract)도 과감히 삭제하거나 한 문장으로 요약한다. 대신 “Take-home Message“를 포스터 중앙이나 상단에 별도 박스로 강조하여 배치한다.30

7.2 ) 피칭(Pitching) 시나리오: 3단계 전략

포스터 앞을 지나가는 사람의 관심도에 따라 유연하게 대응할 수 있는 3가지 버전의 스크립트를 준비한다.31

30초 피치 (The Elevator Pitch): 지나가는 사람이 발걸음을 멈추고 쳐다볼 때. “이 연구는 자율주행차의 라이다 센서가 비 오는 날 오작동하는 문제를 딥러닝 기반 노이즈 제거 기술로 해결하여 인식률을 20% 높였습니다.“와 같이 문제-해결-결과를 한 문장으로 강력하게 전달한다.
2분 피치 (The Overview): “Can you walk me through your work?“라고 물을 때. 세부 수식은 건너뛰고, 그림을 손으로 가리키며 전체 파이프라인과 핵심 아이디어를 설명한다.
5분+ 피치 (The Deep Dive): 상대방이 구체적인 질문을 던지며 토론을 원할 때. 이때를 대비해 태블릿이나 노트북에 추가 실험 결과, 데모 영상, 코드를 준비해 두면 좋다.

7.3 ) 인쇄 및 운반: 천 포스터(Fabric Poster)의 혁명

종이 포스터는 구겨지기 쉽고, 원통형 화통을 들고 비행기를 타는 것은 매우 번거롭다. 최근에는 접을 수 있는 천(Fabric) 재질의 포스터가 대세다.21 여행 가방에 옷처럼 접어 넣을 수 있어 이동이 간편하다. 단, 천 인쇄는 종이보다 채도가 낮고 흐릿하게 나올 수 있으므로 디자인 시 색상 대비를 높이고 글씨를 더 굵게(Bold) 처리해야 한다. 현장에 도착하면 호텔에서 다림질(저온)을 하여 접힌 자국을 펴주는 센스가 필요하다.

7.4 ) 네트워킹의 연결고리: QR 코드

포스터의 우측 상단이나 하단, 사람의 눈높이 위치에 QR 코드를 큼지막하게 삽입한다.33

링크 목적지: 논문 PDF, 프로젝트 웹사이트, 데모 영상, 발표 슬라이드가 모두 포함된 페이지로 연결한다.
연락처 교환: 개인 LinkedIn 프로필로 연결되는 QR 코드도 유용하다. 종이 명함을 주고받는 것보다 그 자리에서 스마트폰으로 LinkedIn 연결(Connect)을 맺는 것이 현대적인 네트워킹 방식이다.35

8. 비디오 발표 (Video Presentation): 영구적인 디지털 자산

최근 하이브리드 학회 트렌드에 따라 3~5분 분량의 사전 녹화 비디오(Spotlight Video) 제출이 필수가 되고 있다. 이 비디오는 학회 기간뿐만 아니라 YouTube 등을 통해 영구적으로 연구를 홍보하는 수단이 된다.

8.1 ) 비디오 제작의 법칙: 초반 30초에 승부하라

논문의 순서(서론-관련연구-방법-실험)를 그대로 따르는 비디오는 지루하다. 영화 예고편처럼 구성해야 한다.37

Hook (0~30초): 연구가 해결하고자 하는 문제를 시각적으로 강렬하게 보여준다. “당신의 로봇은 문을 열지 못합니까?“와 같은 질문으로 시작하거나, 실패하는 로봇 영상을 먼저 보여주고 성공하는 영상을 대비시킨다.38
Story Arc: 문제 제기 -> 핵심 아이디어(직관적 설명) -> 데모 및 결과 -> 파급 효과 순으로 스토리텔링을 구성한다.39
Audio Quality: 화질보다 중요한 것이 음질이다. 웅웅거리거나 잡음이 섞인 오디오는 시청자가 즉시 영상을 끄게 만든다. 노트북 내장 마이크 대신 저렴하더라도 핀 마이크나 USB 콘덴서 마이크를 사용하라.40
자막 (Subtitles/Captions): 비영어권 청중, 청각 장애인, 그리고 소리를 켜지 못하는 환경의 시청자를 위해 자막은 필수다. YouTube의 자동 자막 생성 기능을 활용한 후 오타를 수정하면 시간을 절약할 수 있다.

학회명	비디오 길이	제출 포맷	비고
CVPR	3-5분	MP4	YouTube 업로드 권장, 썸네일 별도 제출 41
NeurIPS	3-5분	MP4	SlidesLive를 통해 제출 및 동기화 4
ICRA/IROS	1분 / 3-5분	MP4	짧은 Teaser 영상과 긴 발표 영상 구분 6

9. 학회 현장 가이드 (On-Site Survival Guide)

모든 준비를 마치고 학회장에 도착했다면, 이제는 연구자가 아닌 ’외교관’이 되어야 한다.

발표 당일 점검: 발표 세션 시작 최소 20분 전에 발표장(Speaker Ready Room)에 도착하여 노트북 연결, 오디오 출력, 포인터 작동 여부를 확인한다.43 개인 노트북 사용 시 HDMI, USB-C 젠더를 반드시 지참한다.
복장 (Dress Code): AI 및 로봇 학회는 비교적 자유로운 분위기다. 딱딱한 정장(Suit)보다는 ‘Smart Casual’ (깔끔한 셔츠나 폴로티, 면바지) 정도면 충분하다. 단, 너무 낡은 티셔츠나 반바지, 슬리퍼는 지양한다. 발표자의 복장은 연구의 신뢰도에 무의식적인 영향을 미친다.
적극적인 네트워킹: 발표가 끝났다고 도망치듯 자리를 뜨지 마라. 포디움 근처에 남아 질문하러 오는 사람들과 대화하라.44 그들이 미래의 공동 연구자가 되거나, 당신을 채용할 면접관, 혹은 당신의 논문을 인용해 줄 핵심 연구자일 수 있다. 학회 앱(Whova 등)을 통해 관심 있는 연구자에게 미리 메시지를 보내 티타임을 요청하는 것도 좋은 전략이다.45

10. 맺음말

카메라 레디와 발표 준비는 연구라는 긴 여정의 ’라스트 마일(Last Mile)’이다. 아무리 혁신적인 발견이라도 포장이 허술하고 전달이 서투르면 그 가치를 온전히 인정받기 어렵다. 포맷팅 규정을 준수하여 연구의 무결성을 증명하고, 청중을 배려한 매력적인 발표 자료를 통해 연구의 핵심 메시지를 세상에 각인시켜라. 이 마지막 과정에서 쏟은 당신의 땀방울은 학계에서의 평판, 후속 연구의 기회, 그리고 연구자로서의 자부심으로 반드시 보답받을 것이다. 이제, 당신의 연구를 전 세계와 공유할 준비가 되었는가?

11. 참고 자료

2025 Author Guidelines, https://cvpr.thecvf.com/Conferences/2025/AuthorGuidelines
Final Paper Submission Instructions - IEEE ICRA 2025, https://2025.ieee-icra.org/contribute/final-paper-submission-instructions/
Do I need to add answers to the reviewers’ comments to a conference paper?, https://academia.stackexchange.com/questions/38334/do-i-need-to-add-answers-to-the-reviewers-comments-to-a-conference-paper
2024 Camera Ready - NeurIPS 2025, https://neurips.cc/Conferences/2024/CameraReady
NeurIPS 2024 FAQ for Authors, https://neurips.cc/Conferences/2024/PaperInformation/NeurIPS-FAQ
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Using IEEE PDF eXpress®, https://ieee-pdf-express.org/External/UsingIEEEPDFeXpress
PDF-Express Error: Font symbol is not embedded - Stack Overflow, https://stackoverflow.com/questions/11035151/pdf-express-error-font-symbol-is-not-embedded
IEEE PDF eXpress errors - LaTeX.org, https://latex.org/forum/viewtopic.php?t=11296
A couple of “IEEE PDF eXpress” tricks - Marco Torchiano - WordPress.com, https://mtorchiano.wordpress.com/2013/07/17/ieeepdfexpress_tricks/
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CHAIR HOW-TO: Manage IEEE Copyright - Microsoft CMT, https://cmt3.research.microsoft.com/docs/help/chair/ecf.html
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Who holds the Copyright on a NeurIPS paper, https://neurips.cc/FAQ/Copyright
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The Art to Answering TOUGH Audience Questions - Powerful Panels, https://www.powerfulpanels.com/the-art-to-answering-tough-audience-questions/
Any questions? A concise guide to navigating the Q&A session after a presentation - NIH, https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC3059906/
How to handle difficult Q&A moments with confidence and professionalism - ThinkSCIENCE, https://thinkscience.co.jp/en/articles/how-to-handle-difficult-QandA-moments
I really suck at answering questions in the Q & A period of my research presentations. What are some strategies that have helped you to articulately answer questions? : r/GradSchool - Reddit, https://www.reddit.com/r/GradSchool/comments/hyi34k/i_really_suck_at_answering_questions_in_the_q_a/
How to answer tough questions / didn’t hear the question? - Academia Stack Exchange, https://academia.stackexchange.com/questions/94794/how-to-answer-tough-questions-didnt-hear-the-question
How to design a poster presentation that makes your research stand out, https://www.theonlinescientist.com/design-poster-presentation-for-your-research/
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A Leader’s Guide to Networking Using a LinkedIn QR Code - Reactionpower, https://reactionpower.com/linkedin-qr-code/
QR codes in poster presentation : r/PhD - Reddit, https://www.reddit.com/r/PhD/comments/1149elc/qr_codes_in_poster_presentation/
Linkedin QRCode Pro Networking Tip - YouTube, https://www.youtube.com/watch?v=0Z2kSuFPj0o
Your LinkedIn QR code – the easy, quick, free, eco-friendly way to connect when networking!, https://globalcareers.brandeis.edu/blog/2023/05/26/your-linkedin-qr-code-the-easy-quick-free-eco-friendly-way-to-connect-when-networking/
CREATING A VIDEO ABSTRACT - JBI, https://jbi.global/sites/default/files/2025-01/Guide-for-video-abstracts-v3.pdf
Make a Video Abstract for your Research | OU Libraries - The University of Oklahoma, https://libraries.ou.edu/impact-challenge-chapter/make-video-abstract-your-research
How to Create a Research Video [Part 1] - YouTube, https://www.youtube.com/watch?v=jLsvoMMGlR0
8 Ways to Make a Video Abstract - With Examples - Animate Your Science, https://www.animateyour.science/post/8-ways-to-make-a-video-abstract
[CVPR 2023] Vid2Seq: 8 Min Presentation - YouTube, https://www.youtube.com/watch?v=hXP-2fYzq4g
Call for Papers - IROS 2024, http://iros2024-abudhabi.org/assets/Call%20for%20papers.pdf?v=3.0
Paper Presentation Upload Instructions - IEEE ICRA 2025, https://2025.ieee-icra.org/contribute/paper-presentation-upload-instructions/
Tips for presenting your scientific poster at a conference - Scientifica UK, https://www.scientifica.uk.com/neurowire/tips-for-presenting-your-scientific-poster-at-a-conference
8 Tips for Networking at Scientific Conferences | Proteintech Group, https://www.ptglab.com/news/blog/8-tips-for-networking-at-scientific-conferences/