OpenProject Meetings 모듈 종합 안내서

1. OpenProject Meetings 모듈 개요 및 활성화

1.1 Meetings 모듈의 핵심 가치

OpenProject의 Meetings 모듈은 단순한 일정 관리 도구를 넘어, 프로젝트 관리 철학의 핵심 요소를 구현하는 통합 협업 기능이다. 이 모듈의 근본적인 가치는 회의 준비부터 의사록 공유에 이르는 전 과정을 단일 플랫폼 내에서 중앙 집중적으로 관리함으로써, 모든 회의 관련 활동에 대한 ’단일 진실 공급원(Single Source of Truth)’을 구축하는 데 있다.1

기존의 방식처럼 회의 정보가 이메일, 워드 문서, 엑셀 시트 등 여러 곳에 흩어져 발생하는 비효율과 정보의 파편화를 근본적으로 해결한다.2 모든 안건, 결정 사항, 담당자, 관련 작업, 첨부 문서가 하나의 회의록에 자동으로 통합되어, 프로젝트 참여자라면 누구나 언제든지 최신 정보에 접근할 수 있다. 이는 특히 공공 기관이나 규제가 엄격한 환경에서 요구되는 투명하고 감사 가능한 기록을 보장하는 데 결정적인 역할을 한다.2 궁극적으로 Meetings 모듈은 팀이 함께 안건을 준비하고, 후속 조치를 체계적으로 추적하며, 모든 논의가 실질적인 프로젝트 진척으로 이어지도록 보장하는 효율적인 협업 환경을 제공한다.3

1.2 모듈 활성화 절차

Meetings 모듈은 OpenProject의 다른 기능들과 마찬가지로 프로젝트별로 활성화해야 사용하는 독립적인 단위 기능이다.4 기본적으로 비활성화 상태이므로, 이 모듈을 사용하고자 하는 프로젝트에서는 관리자가 직접 활성화 절차를 거쳐야 한다.

활성화는 해당 프로젝트의 ‘프로젝트 설정(Project Settings)’ 메뉴 내 ‘모듈(Modules)’ 탭에서 진행한다. 목록에서 ‘Meetings’ 모듈을 찾아 체크박스를 선택하고 설정을 저장하면, 해당 프로젝트의 좌측 사이드바 메뉴에 ‘Meetings’ 항목이 즉시 나타난다.1 이러한 모듈식 접근 방식은 프로젝트 관리자가 각 프로젝트의 특성과 요구사항에 맞춰 필요한 기능만 선택적으로 활성화하여 작업 환경을 최적화할 수 있도록 지원한다.4

1.3 회의 접근 방법: 프로젝트 및 전역 모듈

OpenProject는 사용자의 역할과 업무 범위에 따라 두 가지 수준의 회의 접근 방식을 제공한다. 이는 특정 프로젝트에 집중하는 팀원과 여러 프로젝트를 조망해야 하는 관리자의 상이한 업무 고도를 모두 지원하기 위한 설계이다.

1.3.1 프로젝트 수준 접근

개별 프로젝트 내에서 좌측 메뉴의 ’Meetings’를 선택하면 해당 프로젝트에 속한 모든 회의의 목록을 확인할 수 있다.1 이 목록은 회의 시작 시간을 기준으로 ‘오늘(Today)’, ‘내일(Tomorrow)’, ‘이번 주 후반(Later this week)’ 등 시간 순서대로 자동 정렬되어, 팀원들이 자신들의 당면 과제와 관련된 회의 일정을 직관적으로 파악할 수 있도록 돕는다.1 이는 프로젝트 팀의 전술적이고 일상적인 업무 수행에 최적화된 화면이다.

1.3.2 전역 모듈 수준 접근

여러 프로젝트를 동시에 관리하거나 참여하는 사용자를 위해, OpenProject는 전역 모듈(Global Modules)을 통한 통합 뷰를 제공한다. 화면 좌측 상단의 그리드 아이콘이나 OpenProject 로고를 클릭하면 접근할 수 있는 이 메뉴에서 ’Meetings’를 선택하면, 사용자가 초대받았거나, 직접 생성했거나, 혹은 볼 권한이 있는 모든 프로젝트의 회의가 하나의 목록으로 통합되어 표시된다.1

전역 뷰에서는 ‘나의 회의(My meetings)’, ‘초대(Invitations)’, ‘참석함(Attended)’ 등 참여 형태에 따라 회의를 그룹화하여 볼 수 있으며, 특정 사용자의 참석 여부나 작성자 등 다양한 조건으로 필터링하는 기능도 제공한다.1 이 기능은 여러 팀의 회의 진행 상황을 한눈에 파악하고 자신의 모든 약속을 중앙에서 관리해야 하는 프로그램 관리자나 경영진에게 필수적인 전략적 대시보드 역할을 수행한다.

2. 회의 유형별 생성 및 기본 설정

2.1 일회성(One-time) vs. 반복(Recurring) 회의의 이해

OpenProject는 회의의 목적과 성격에 따라 두 가지 기본 유형을 제공한다: 일회성 회의와 반복 회의.1 이 두 유형은 과거의 ‘클래식(Classic)’ 및 ‘다이내믹(Dynamic)’ 회의 체계를 대체하는 것으로, OpenProject 16.0 버전부터 모든 기존 클래식 회의는 일회성 회의로 자동 전환되었다.1

• 일회성(One-time) 회의: 프로젝트 킥오프, 긴급 이슈 논의, 특정 안건에 대한 일회성 검토 등 단독으로 발생하는 이벤트를 위해 설계되었다. 생성 과정이 단순하고 직관적이어서 신속하게 회의를 설정할 수 있다.

• 반복(Recurring) 회의: 주간 팀 싱크, 월간 운영 위원회, 스프린트 리뷰 등 정기적으로 열리는 회의를 효율적으로 관리하기 위한 유형이다. 일련의 관련 회의를 하나의 ’시리즈’로 정의하고 템플릿을 사용하여 일관성을 유지하며, 수동 설정의 번거로움을 줄여준다.

사용자는 회의의 목적에 맞는 유형을 선택함으로써 관리의 효율성을 극대화할 수 있다.

2.2 일회성 회의 생성 및 관리

일회성 회의 생성은 프로젝트 또는 전역 모듈 화면 우측 상단의 녹색 + Meeting 버튼을 클릭하고 ’One-time’을 선택하여 시작한다. 생성 양식에서는 회의 제목, 장소(물리적 장소 또는 화상회의 링크), 날짜 및 시간, 참가자 등 필수 정보를 입력한다.1 과거에 진행했던 유사한 형식의 회의가 있다면, 해당 회의를 복사하여 날짜와 참가자 등 일부 정보만 수정하여 빠르고 편리하게 새 회의를 생성할 수도 있다.3

2.3 반복 회의 시리즈 생성 및 스케줄링

반복 회의는 일회성 회의보다 더 정교한 설정 과정을 거치며, 전체 회의 시리즈의 규칙을 정의하는 데 초점을 맞춘다.

1. 생성 시작: + Meeting 버튼에서 ’Recurring’을 선택하여 생성 절차를 시작한다.7

2. 핵심 파라미터 설정: 회의 제목, 장소, 시작 및 종료 시간, 그리고 회의의 기본 **기간(Duration)**을 설정한다. 기간은 90m, 1.5h, 1:30 등 다양한 형식으로 입력할 수 있다.7

3. 반복 로직 정의:

• 빈도(Frequency): ‘매일’, ‘매주 근무일’, ‘매주’ 등 반복의 기본 단위를 선택한다.

• 간격(Interval): 선택한 빈도 내에서 회의가 얼마나 자주 반복될지를 숫자로 지정한다. 예를 들어, 빈도를 ’매주’로, 간격을 ’2’로 설정하면 2주마다 회의가 예약된다.

• 시리즈 종료 조건: 회의 시리즈가 언제 종료될지를 ‘절대 안 함(Never)’, ‘특정 날짜 이후(After a specific date)’, ‘특정 횟수 이후(After a number of occurrences)’ 중 하나로 명확히 정의해야 한다.3

4. 알림 설정: ‘이메일 캘린더 업데이트 전송(Send email calendar updates)’ 체크박스는 매우 중요한 옵션이다. 이 옵션을 활성화하면, 회의 시리즈의 일정이 변경되거나 개별 회의가 수정될 때마다 모든 참가자에게 업데이트된 .ics 캘린더 파일이 포함된 이메일이 자동으로 발송된다.7

이러한 상세한 스케줄링 옵션은 정기적인 팀 활동에 예측 가능성과 일관성을 부여하는 강력한 도구로 작용한다.

표 1: 일회성 회의와 반복 회의 기능 비교

이 비교표는 사용자가 단순히 일정을 잡는 것을 넘어, 회의의 목적과 조직의 협업 프로세스에 가장 적합한 도구를 선택할 수 있도록 돕는다. 일회성 회의는 유연성과 속도를 제공하는 반면, 반복 회의는 표준화, 효율성, 그리고 장기적인 책임 추적을 위한 구조적 기반을 제공한다. 올바른 유형을 선택하는 것은 회의 관리의 첫 단추이자 가장 중요한 전략적 결정이다.

3. 회의 준비: 효과적인 안건 설계 및 자원 연동

효과적인 회의는 철저한 사전 준비에서 시작된다. OpenProject는 안건 작성을 정적인 텍스트 목록에서 벗어나, 프로젝트의 실제 데이터와 연동된 동적이고 협력적인 계획 단계로 전환시킨다. 이 과정은 논의를 실행 가능한 프로젝트 항목과 직접 연결하는 핵심적인 역할을 한다.

3.1 구조화된 안건 작성

생산적인 회의의 기초는 명확하게 구조화된 안건이다. OpenProject에서는 안건을 논리적인 ’섹션(Sections)’과 개별 ’항목(Items)’으로 나누어 작성할 수 있어, 논의의 흐름을 체계적으로 이끌어 갈 수 있다.3 중요한 점은 안건 작성이 회의 주최자만의 역할이 아니라는 것이다. 모든 참가자가 직접 안건 항목을 추가하고 편집할 수 있도록 권한을 부여함으로써, 회의에 대한 공동의 주인의식을 고취하고 모든 관련 주제가 누락 없이 다뤄지도록 보장할 수 있다.8

3.2 작업 패키지(Work Packages) 연동

OpenProject Meetings 모듈의 가장 강력한 기능 중 하나는 안건 항목을 작업 패키지(Work Packages)와 직접 연결하는 것이다.2 작업 패키지는 프로젝트 내의 모든 실행 단위(예: 과업, 마일스톤, 버그, 기능)를 의미한다. 연동은 두 가지 방식으로 가능하다. 첫째, 회의 안건 편집 화면에서 기존 작업 패키지를 검색하여 연결할 수 있다. 둘째, 개별 작업 패키지의 상세 보기 화면에 있는 ‘Meetings’ 탭에서 해당 작업을 논의할 회의에 안건으로 추가할 수 있다.10

이 양방향 연결은 회의의 질을 극적으로 향상시킨다. 안건은 더 이상 “마케팅 캠페인 논의“와 같은 추상적인 텍스트가 아니라, 해당 작업의 현재 상태, 담당자, 상세 설명, 관련 기록을 모두 포함하는 동적 객체가 된다. 이를 통해 참가자들은 회의 중에 별도의 도구를 참조할 필요 없이, 실제 작업의 맥락 안에서 생산적인 논의를 진행하고 데이터 기반의 의사결정을 내릴 수 있다.3 이는 계획과 실행 사이의 간극을 메우고, 회의가 단순한 보고의 장이 아닌 실시간 프로젝트 관리 세션으로 기능하게 만든다.

3.3 참가자 초대 및 역할 지정

회의 생성 시 또는 안건 준비 단계에서 참가자를 초대할 수 있다. OpenProject는 단순히 참석 여부를 확인하는 것을 넘어, 특정 안건 항목에 대한 책임(Responsibility)을 명확히 할당하는 기능을 제공한다.2 각 안건을 누가 발표하고 논의를 이끌어야 하는지 사전에 지정함으로써, 회의 중 혼란을 줄이고 각자가 자신의 역할에 대해 명확히 인지하게 하여 책임감 있는 참여 문화를 조성할 수 있다.3

3.4 문서 첨부 및 공유

회의와 관련된 모든 문서는 회의 페이지에 직접 첨부하여 관리할 수 있다. 프로젝트 개요서, 분석 보고서, 프레젠테이션 슬라이드 등 필요한 파일을 미리 업로드해두면, 모든 참가자가 회의 전에 충분히 내용을 숙지하고 동일한 정보를 바탕으로 논의에 참여할 수 있다.3 더 이상 회의 중에 이메일이나 공유 드라이브를 검색하며 시간을 낭비할 필요 없이, 필요한 모든 자료가 한곳에 정리되어 협업의 효율을 높인다.

4. 회의 진행: 실시간 기록과 의사결정

OpenProject는 회의가 진행되는 동안 안건을 살아있는 기록으로 전환하는 강력한 실시간 문서화 기능을 제공한다. 이를 통해 회의는 단순한 대화의 장을 넘어, 모든 결정과 논의 과정이 투명하게 기록되는 협업의 공간이 된다.

4.1 회의 상태 변경 및 실시간 협업

회의 중 실시간 문서화 기능을 활성화하려면, 먼저 회의의 상태를 ’진행 중(In Progress)’으로 변경해야 한다. 이 간단한 조치는 회의 페이지를 정적인 안건 목록에서 동적인 협업 작업 공간으로 전환시키는 기능적 스위치 역할을 한다. 상태가 변경되면 각 안건 항목 아래에 + 결과(+ Outcome) 버튼이 자동으로 활성화되어, 참가자들이 실시간으로 기록을 시작할 수 있게 된다.2

또한, 여러 참가자가 동시에 안건을 편집하는 상황을 대비한 기능도 마련되어 있다. 만약 다른 사용자가 안건을 변경하면, 화면 상단에 변경 사항이 있음을 알리는 배너가 나타나 페이지를 새로고침하도록 안내한다.8 이는 모든 참가자가 항상 최신 버전의 안건을 보며 논의를 이어갈 수 있도록 보장하는 중요한 협업 지원 기능이다.

4.2 안건별 결과(Outcomes) 기록

‘진행 중’ 상태에서 활성화된 + 결과 버튼을 클릭하면, 회의에 참석한 누구나 각 안건에 대한 핵심 내용을 즉시 기록할 수 있다.2 기록될 수 있는 ’결과’에는 다음과 같은 내용이 포함된다:

• 의사결정 사항: 명확하게 합의된 결론

• 공개 질문: 추가적인 논의나 조사가 필요한 미해결 질문

• 실행 항목(Action Items): 회의 결과로 도출된 구체적인 할 일

• 일반 노트: 논의 과정에서 나온 주요 의견이나 정보

이러한 실시간 기록 방식은 회의 내용이 기억에 의존해 부정확하게 전달되거나 누락되는 것을 방지한다. 회의에 참석하지 못한 사람들도 회의 종료 직후 정확히 어떤 내용이 논의되고 결정되었는지 즉시 확인할 수 있다.2 이는 정보의 투명성을 높이고 팀 전체의 상황 인식을 일치시키는 데 기여한다.

4.3 책임 할당 및 동기화

회의 중에 도출된 실행 항목에 대한 책임 소재를 명확히 하는 것은 매우 중요하다. OpenProject에서는 회의록 내에서 직접 책임을 할당할 수 있다. 기존에 담당자가 지정된 작업 패키지를 결과에 연결하거나, 결과 텍스트에 담당자의 이름을 명시하는 방식으로 책임을 부여할 수 있다.2

특히, 작업 패키지와 연결된 안건 항목에 결과가 기록될 경우, 그 내용은 해당 작업 패키지의 ‘Meetings’ 탭에도 자동으로 동기화되어 표시된다.8 이는 특정 과업과 관련된 모든 논의의 이력을 작업 패키지 내에서 시간 순으로 추적할 수 있게 해주는 강력한 기능이다. 이를 통해 팀원들은 어떤 회의에서 어떤 논의를 거쳐 현재의 결정에 이르게 되었는지에 대한 완전한 맥락을 파악할 수 있다. 이처럼 분산된 기록을 중앙화하고 동기화하는 과정은 책임감 있는 후속 조치를 유도하고 프로젝트의 실행력을 강화하는 기반이 된다.

5. 회의 후속 조치: 의사록 관리 및 실행력 강화

회의의 진정한 가치는 논의된 내용이 얼마나 효과적으로 실행으로 이어지는가에 달려 있다. OpenProject는 회의록의 자동 생성, 공식화, 배포 및 후속 조치 관리를 위한 체계적인 도구를 제공하여 회의의 성과를 극대화한다.

5.1 자동 생성되는 회의록

회의가 종료되면, 진행 중에 입력된 모든 정보—안건, 참가자, 날짜 및 시간, 첨부 파일, 연결된 작업 패키지, 그리고 각 안건별 결과—가 자동으로 취합되어 하나의 구조화된 회의록으로 완성된다.2 이 회의록은 더 이상 누군가가 수작업으로 노트를 정리하고 배포해야 하는 번거로운 산출물이 아니다. 대신, 모든 관련 정보가 집약된 신뢰할 수 있는 ’단일 진실 공급원’으로서의 역할을 수행한다.2 이를 통해 정보의 누락이나 왜곡 가능성을 원천적으로 차단하고, 모든 팀원이 동일한 정보를 바탕으로 후속 업무를 진행할 수 있게 된다.

5.2 회의록 내보내기 및 인쇄

공식적인 기록 보관, 감사 대응, 또는 프로젝트 외부의 이해관계자와의 공유가 필요한 경우를 위해, OpenProject는 전체 회의록을 깔끔하게 서식화된 PDF 파일로 내보내는 기능을 제공한다.2 내보내기 옵션을 통해 참가자 목록, 첨부 파일 목록, 백로그 항목, 결과 등 특정 요소를 포함하거나 제외하도록 선택할 수 있어, 목적에 맞는 맞춤형 보고서를 생성할 수 있다.2 이 기능은 회의 결과를 공식 문서화하고, 의사결정 과정의 투명성을 대외적으로 증명해야 할 때 매우 유용하다.

5.3 미결 안건 처리

반복 회의에서는 시간 제약으로 인해 일부 안건이 충분히 논의되지 못하는 경우가 종종 발생한다. 이러한 미결 안건이 잊히지 않고 다음 논의로 자연스럽게 이어지도록 하는 것은 매우 중요하다. OpenProject는 이를 위해 ‘다음 회의로 안건 이동(Move to next meeting)’ 기능을 제공한다.3

반복 회의 시리즈 내에서 특정 안건 항목 옆의 메뉴를 통해 이 옵션을 선택하면, 해당 안건은 다음 회의의 안건 목록으로 자동 이동된다. 이 기능은 중요한 주제가 논의의 흐름에서 누락되는 것을 체계적으로 방지한다. 이전 회의의 회의록이 다음 회의를 준비하는 자연스러운 출발점이 되고, 미결된 안건은 이미 다음 논의 목록에 포함되어 있으므로, 인간의 기억이나 수동적인 노력에 의존하지 않고도 논의의 연속성을 보장할 수 있다. 이처럼 회의록 자동 생성과 미결 안건 이월 기능의 조합은 책임감 있는 후속 조치를 위한 완결된 시스템(closed-loop system)을 구축하여, 팀의 실행 신뢰도를 획기적으로 향상시킨다.

6. 고급 기능 활용: 반복 회의 템플릿과 백로그

반복 회의는 단순한 일정 반복을 넘어, 표준화, 효율성, 그리고 장기적인 계획을 지원하는 강력한 고급 기능들을 포함하고 있다. 이 기능들을 효과적으로 활용하면 조직의 회의 문화를 한 단계 높은 수준으로 끌어올릴 수 있다.

6.1 반복 회의 템플릿

반복 회의 시리즈를 생성할 때, 사용자는 가장 먼저 ’템플릿(Template)’을 정의하게 된다. 이 템플릿은 해당 시리즈의 모든 미래 회의에 대한 청사진 역할을 한다.3 템플릿에는 다음과 같은 요소들을 미리 설정해 둘 수 있다:

• 표준 안건 구조: ‘지난 주 액션 아이템 검토’, ‘핵심 지표 리뷰’, ‘다음 주 계획’ 등과 같이 매번 반복되는 표준 안건 섹션과 항목을 포함시킬 수 있다.8

• 기본 참가자 목록: 정기 회의에 항상 참여하는 멤버들을 미리 지정해 둘 수 있다.

• 연결된 작업 패키지: 로드맵이나 핵심 마일스톤과 같이 정기적으로 검토해야 하는 특정 작업 패키지를 템플릿에 연결해 둘 수 있다.

이러한 템플릿 기반 접근 방식은 매번 회의를 준비하는 데 드는 시간을 극적으로 단축시키고, 모든 정기 회의가 일관된 형식과 흐름을 유지하도록 보장한다.8 템플릿은 언제든지 수정할 수 있으며, 변경 사항은 아직 ‘열리지 않은(unopened)’ 미래의 모든 회의에 자동으로 적용된다.7

6.2 회의 백로그

반복 회의 시리즈는 ’시리즈 백로그(Series Backlog)’라는 특별한 섹션을 제공한다. 이는 당장 논의할 필요는 없지만 잊어서는 안 될 장기적인 주제들을 모아두는 일종의 ‘주차장(parking lot)’ 역할을 한다.7 팀원 누구나 프로세스 개선 아이디어, 장기 전략에 대한 질문, 기술 부채 관련 논의 등 긴급하지 않은 주제를 백로그에 추가할 수 있다.

백로그는 시리즈 내 모든 회의의 안건 페이지에 표시되며, 회의 진행 중 시간이 허락할 때 회의 주최자가 백로그에 있는 항목을 현재 회의의 주요 안건으로 손쉽게 끌어올 수 있다.7 이 기능은 전술적이고 긴급한 주간 업무 논의와 중요하지만 긴급하지 않은 전략적 주제를 분리하여 관리할 수 있게 해준다. 이를 통해 정기 회의가 본래의 목적에 집중하면서도, 장기적인 비전과 개선 기회를 놓치지 않는 균형 잡힌 운영이 가능해진다.

6.3 개별 회의 수정

템플릿이 일관성을 보장하는 기반이 되지만, 특정 회의는 특별한 안건을 다뤄야 할 필요가 있다. 반복 회의 시리즈에서 특정 날짜의 회의를 ‘열기(Open)’ 버튼을 클릭하여 활성화하면, 그 회의는 템플릿의 복사본으로서 독립적인 개체가 된다.7

일단 열린 회의는 템플릿이나 다른 회의에 영향을 주지 않고 자유롭게 안건을 추가하거나 수정할 수 있다. 예를 들어, 특정 주간 회의에 외부 손님을 초대하여 특별 안건을 논의해야 할 경우, 해당 주의 회의만 열어서 관련 안건을 추가하면 된다. 이는 전체적인 구조적 일관성을 유지하면서도 각 상황에 맞는 유연성을 확보할 수 있게 해주는 중요한 기능이다.

이처럼 템플릿과 백로그, 그리고 개별 수정 기능의 조합은 팀의 협업 프로세스에서 일관된 ’리듬’과 장기적인 ’연속성’을 동시에 관리할 수 있는 정교한 프레임워크를 제공한다.

7. 통합 및 연동: 작업 패키지와 캘린더의 시너지

OpenProject의 Meetings 모듈은 독립적으로도 강력하지만, 작업 패키지 및 캘린더와 같은 다른 핵심 모듈과 유기적으로 연동될 때 그 진정한 가치를 발휘한다. 이러한 통합은 단절된 업무 흐름을 하나로 연결하여 통일된 작업 환경을 구축한다.

7.1 작업 패키지 상세 뷰에서의 회의 추적

회의와 작업 패키지 간의 연동은 양방향으로 이루어진다. 회의 안건에서 작업 패키지를 연결할 수 있는 것과 마찬가지로, 개별 작업 패키지의 상세 보기 화면에서도 관련 회의 이력을 모두 추적할 수 있다. 작업 패키지 상세 뷰의 ‘Meetings’ 탭에는 해당 작업이 안건으로 다뤄졌던 모든 과거 및 예정된 회의 목록이 표시된다.10

더 나아가, 각 회의에서 해당 안건에 대해 기록된 모든 노트와 결정 사항(Outcomes)까지 함께 볼 수 있다.8 이는 특정 과업이 어떤 논의 과정을 거쳐 현재 상태에 이르렀는지에 대한 완전한 역사적 맥락을 제공한다. 개발자나 담당자는 이 기능을 통해 별도의 회의록을 찾아볼 필요 없이, 자신이 맡은 작업과 관련된 모든 의사결정 과정을 한 곳에서 파악할 수 있다.

7.2 캘린더 연동 및 iCalendar 내보내기

OpenProject는 자체 캘린더 기능을 제공하지만, 많은 사용자들이 이미 Outlook, Google Calendar, Thunderbird 등 외부 캘린더를 주된 일정 관리 도구로 사용하고 있다는 현실을 적극적으로 수용한다.2 따라서 OpenProject는 복잡하고 오류 발생 가능성이 높은 양방향 동기화 대신, 데이터를 외부 캘린더로 쉽고 안정적으로 내보내는 데 초점을 맞춘다.

회의를 생성하고 참가자를 초대하면, 시스템은 자동으로 .ics (iCalendar) 파일이 첨부된 초대 이메일을 발송한다. 참가자는 이 파일을 클릭 한 번으로 자신의 개인 캘린더에 회의 일정을 추가할 수 있다.2 또한, 회의 페이지 내에서 언제든지 수동으로 iCalendar 이벤트를 다운로드할 수도 있다.2 이 실용적인 접근 방식은 사용자가 OpenProject에서 계획된 회의를 다른 모든 업무 일정과 함께 자신의 주 캘린더에서 통합 관리할 수 있도록 보장하며, 약속을 놓칠 위험을 최소화한다.

7.3 캘린더 위젯 활용

OpenProject 내에서의 가시성 또한 중요하다. 생성된 회의는 ‘프로젝트 개요’ 페이지나 사용자가 개인화한 ’내 페이지(My page)’의 캘린더 위젯에 자동으로 표시된다.6 위젯에 표시된 회의 항목은 클릭 가능한 링크로, 사용자는 이를 통해 해당 회의의 상세 정보 페이지로 빠르게 이동할 수 있다. 이 기능은 사용자가 OpenProject에 접속했을 때 예정된 회의를 한눈에 파악하고 신속하게 관련 정보를 확인할 수 있도록 돕는 직관적인 인터페이스를 제공한다.

8. 결론: OpenProject를 활용한 회의 관리 최적화 전략

OpenProject의 Meetings 모듈은 단순한 회의 도구를 넘어, 조직의 협업 문화를 근본적으로 개선할 수 있는 강력한 전략적 자산이다. 이 모듈의 모든 기능을 종합적으로 활용하면 투명성, 책임성, 그리고 추적성을 극대화하여 프로젝트 성공 가능성을 높일 수 있다. 다음은 OpenProject를 활용하여 회의 관리를 최적화하기 위한 실용적인 전략이다.

8.1 투명성, 책임성, 추적성 강화

Meetings 모듈의 핵심은 모든 회의 관련 정보를 중앙화하고, 프로젝트의 실제 작업과 직접 연결하는 것이다. 모든 논의, 결정, 그리고 할당된 작업은 영구적으로 기록되고 상호 연결되어, 부인할 수 없는 명확한 기록을 남긴다.2 이는 다음과 같은 효과를 가져온다:

• 투명성: 누가, 언제, 어떤 근거로 특정 결정을 내렸는지 모든 이해관계자가 명확히 알 수 있다.

• 책임성: 회의에서 결정된 실행 항목은 담당자와 기한이 명시되고, 관련 작업 패키지에 연결되어 이행 여부가 명확히 추적된다.

• 추적성: 특정 작업이 어떤 논의를 거쳐 시작되었는지, 혹은 특정 결정이 프로젝트에 어떤 영향을 미쳤는지 그 과정을 역추적할 수 있다.

8.2 회의 문화를 개선하는 실용적 팁

도구의 도입만으로는 충분하지 않다. 도구를 활용하여 실질적인 문화를 개선하기 위한 구체적인 실천 방안이 필요하다.

1. 템플릿으로 표준화하라: 모든 정기 회의(주간 팀 싱크, 1:1 미팅, 위원회 등)에 대해 표준 템플릿을 생성하고 사용을 의무화하라. 이는 회의 준비 시간을 절약하고, 논의의 일관성을 보장하며, 모든 회의가 조직의 표준 프로세스를 따르도록 한다.8

2. 사전에 안건을 협업하라: 회의 주최자만 안건을 준비하는 문화를 지양하고, 모든 팀원이 회의 전에 직접 자신의 안건을 (관련 작업 패키지와 함께) 추가하도록 장려하라. 이는 참가자들이 회의에 미리 준비된 상태로 참여하게 하고, 회의에 대한 공동의 주인의식을 높인다.8

3. 실시간 기록을 생활화하라: 회의 중 ’결과(Outcome)’를 기록하는 것을 특정 담당자의 업무가 아닌, 모든 참가자의 공동 책임으로 인식하는 문화를 만들어라. 중요한 결정이나 아이디어가 나올 때마다 즉시 기록하는 습관은 정보의 누락을 방지하고 회의록의 정확성을 극대화한다.2

4. 백로그를 적극적으로 활용하라: 전술적인 주간 회의가 장기적인 전략 토론으로 인해 길어지는 것을 방지하기 위해 ’시리즈 백로그’를 적극 활용하라. 긴급하지 않지만 중요한 주제는 백로그에 기록해두고, 정기 회의는 당면 과제에 집중하도록 하라. 이는 회의의 효율성을 높이면서도 중요한 전략적 논의를 놓치지 않는 균형을 제공한다.7

5. 회의를 실행으로 연결하라: 회의의 궁극적인 목표는 완벽한 회의록 작성이 아니라 프로젝트의 진척이다. 회의에서 도출된 모든 주요 결정이나 실행 항목은 반드시 기존 작업 패키지에 연결되거나 새로운 작업 패키지로 생성되어야 한다. 이는 논의와 실행 사이의 고리를 완벽하게 연결하여, 회의가 실질적인 성과로 이어지도록 보장하는 가장 중요한 원칙이다.

결론적으로, OpenProject Meetings 모듈은 회의를 비용이 아닌 투자로 전환시키는 잠재력을 가지고 있다. 위에 제시된 전략들을 통해 이 도구를 체계적으로 활용한다면, 조직은 더 효율적이고, 투명하며, 실행력 높은 협업 문화를 구축할 수 있을 것이다.

9. 참고 자료

1. Meeting management - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/meetings/
2. Document and print meetings: Tasks, outcomes and minutes — all in one software, https://www.openproject.org/blog/meetings-document-print/
3. OpenProject Meeting Management Features | Schedule & Document Meetings., https://www.openproject.org/collaboration-software-features/meeting-management/
4. User guide - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/
5. Global modules - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/home/global-modules/
6. Frequently asked questions (FAQ) for meetings - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/meetings/meetings-faq/
7. Recurring meetings management - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/meetings/recurring-meetings/
8. Use case: meeting management with OpenProject, https://www.openproject.org/docs/use-cases/meeting-management/
9. Best Practices for Dynamic Meeting in OpenProject - Reddit, https://www.reddit.com/r/openproject/comments/1djg9vp/best_practices_for_dynamic_meeting_in_openproject/
10. Add work packages to meetings - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/work-packages/add-work-packages-to-meetings/
11. 7 features for successful programme management with OpenProject, https://www.openproject.org/blog/programme-management/
12. Frequently asked questions (FAQ) for calendar - OpenProject, https://www.openproject.org/docs/user-guide/calendar/calendar-faq/
13. Free content planning tool: Practical tips for marketing teams using OpenProject, https://www.openproject.org/blog/free-team-content-planner/